📚 Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn: Eine bewährte Methode, sich im digitalen Zeitalter zu organisieren – Tiago Forte

Orginaltitel: Building a Second Brain

Inhalt

• In drei Sätzen
• Die wichtigsten Kernaussagen
• Zusammenfassung
  • I Grundlagen - Die Möglichkeiten verstehen
    • 1. Wie alles began
    • 2. Was ist ein zweites Gehirn?
    • 3. Wie ein zweites Gehirn funktioniert
  • II The Methode
    • 4. Erfassen - Behalte, was mit dir resoniert
    • 5. Organisieren - Speichere nach Ausführbarkeit
    • 6. Destillieren - Finde die Essenz
    • 7. Formulieren - Zeige deine Arbeit
  • III Der Übergang
    • 8. Die Kunst der kreativen Ausführen
    • 9. Digitale Organisation
    • 10. Der Weg zum Selbstausdruck
  • 11. Ein Tagging-System, das funktioniert (Bonuskapitel)
• Beeindruckende Zitate
• Quizfragen
• Über den Autor
• Persönliche Meinung
  
  
  

In drei Sätzen

• Wir werden täglich mit Unmengen von Wissen konfrontiert und stetig überladen wir uns mit mehr und mehr Informationen. Doch selten speichern, verarbeiten und nutzen wir diese Informationen effektiv, sodass am Ende etwas Sinnvolles dabei herauskommt. Tiago Forte stellt ein System vor, mit dem wir Informationen produktiv nutzen können, indem wir diese digital speichern und unser zweites Gehirn aktiv bei der Arbeit integrieren.
  
  
  

Die wichtigsten Kernaussagen

• Wenn wir beim Hören von Podcasts, beim Lesen, bei Aufstehen, beim Duschen, beim Unterhalten usw. eine interessante Idee haben, sollten wir ein System etablieren, das uns hilft diese Ideen sofort zu notieren. Andernfalls vergessen wir unsere besten Ideen. Finde also eine App, mit der du Ideen schnell und reibungslos erfassen kannst.
• Realisiere, dass dein erstes (biologisches) Gehirn miserabel darin ist, sich an Dinge zu erinnern. Verlasse dich also nicht darauf, dass du etwas einmal wieder erinnern wirst. Nutze dein Gehirn stattdessen, um Ideen zu generieren und Verbindungen zwischen Konzepten zu erkennen.
• Denke immer an die „Nutzbarkeit“ der Notizen und ordne diese entsprechend. Wenn sie in thematische Ordner wie „Buch“ oder „Podcast“ landen, werden wir diese nie wieder anschauen. Stattdessen müssen wir uns überlegen „Wie kann ich diese Idee nutzen?“ und legen die Idee in das entsprechende Projekt ab, z. B. „Buch über Gesundheit“ oder„Kurs über Langlebigkeit“. Diese Ideen können dann, ohne lange suchen zu müssen, weiterverwendet werden, selbst wenn wir uns dem Projekt erst in ferner Zukunft widmen.
• Der Zweck von Notizen ist es diese zu nutzen. Das zweite Gehirn ist kein Endlager für Notizen, sondern ein System, um mithilfe von Ideen bessere Arbeit zu leisten.
• Nutze dein zweites Gehirn als Content Creator. Dies kann ein Blog, ein YouTube-Kanal, ein Podcast usw. sein. Aber du kannst die Ideen ebenso im kleinen Kreis mit Freunden oder Familie diskutieren, online eine Gruppe finden, die an ähnlichen Themen interessiert ist oder Mitarbeitern neue Lösungsstrategien vorstellen. Nutze deine Notizen aktiv.
  
  
  

Zusammenfassung

I Grundlagen - Die Möglichkeiten verstehen

1. Wie alles began

• Tiago Forte erkrankte mit 24 Jahren an einer unbekannten Krankheit, die ihn über viele Monate Energie und geistige Vermögen kostete. Er konnte nur schwer klare Gedanken formulieren und sein Erinnerungsvermögen war stark beeinträchtigt. Als kein Arzt eine Heilung finden konnte, war Tiago gezwungen, selbst eine Lösung zu finden: Er schrieb alle Gedanken auf und entwickelte ein System, um auf digitale Weise denken und sich erinnern zu können, was ihm auch half, eine Heilung für seine Krankheit zu finden.
• Mit der Zeit merkte er, wie seine Notizen ihm auch bei der Arbeit unterstützen und ihm ermöglichten Wissen zu nutzen, das andere bereits vergessen haben.

2. Was ist ein zweites Gehirn?

• Laut einer Studie der New York Times konsumieren wir täglich 34 Gigabyte an Daten. Und laut Professor Martin Hilbert konsumieren wir täglich etwa 175 Zeitungen, fünfmal mehr als 1986.^[1]
• Anstatt mit diesen Informationen mehr Wissen und Weisheit zu haben, fühlen wir uns ausgelaugt, überfordert und von den vielen Informationen überladen. Die Folge dieser Informationsflut ist außerdem, dass wir uns kaum noch auf etwas längere Zeit konzentrieren können.

• Laut einer Studie^[2] besteht 25 Prozent der Arbeitszeit eines Wissensarbeiters daraus, nach Informationen zu suchen, die in einer Vielzeit an Systemen verstreut sind. 26% geben sogar an, dass sie täglich 5 Stunden lang nach Informationen suchen. Häufig wird die gesuchte Information gar nicht gefunden. Wir müssen einsehen, dass unser Gehirn nicht dazu geeignet ist viele Informationen zu speichern und entsprechend müssen wir unsere digitalen Systeme upgraden und zu nutzen lernen.
• Seit Jahrhunderten nutzen kluge Menschen, insbesondere Autoren, aber auch Politiker, Erfinder, Wissenschaftler, eine Notizensammlung, die alle Gedanken enthält. Dies wird auf Deutsch Kollektaneenbuch genannt, oder commonplace book auf Englisch. Ein Kollektaneenbuch ist mehr als ein Tagebuch oder Journal. Es ist ein Werkzeug zum Lernen und Ideen zu verknüpfen, und um die vielen Informationen sinnvoll zu verarbeiten und nutzen.
• Heutzutage lesen und konsumieren wir lediglich. Doch früher war lesen und schreiben ein gemeinsamer Prozess, der zusammengehörte. Im Kollektaneenbuch wurden alle Gedanken sofort formuliert, Bücher wurden seziert und Ideen wurden aus vielen Quellen miteinander verknüpft, sodass beim Lesen ein eigenes, persönliches Buch entstanden ist.
• Dank moderner, digitaler Notizen-Apps sind die Möglichkeiten zu schreiben, suchen und verknüpfen viel besser und zugänglicher. Das digitale Kollektaneenbuch nennt Tiago Forte „Das zweite Gehirn“.

3. Wie ein zweites Gehirn funktioniert

• Ein zweites Gehirn hat vier Aufgaben:
  • Konkretisieren der Ideen. Vage Konzepte und flüchtige Ideen werden greifbar und erfassbar, indem wir diese in Worte fassen und visuell in die Welt bringen.
  • Neue Assoziationen zwischen Ideen aufdecken. Kreative Menschen erkennen Verbindungen, die anderen verborgen bleiben. In einer Notizendatenbank können Informationen aus vielen Lebensbereichen enthalten sein. Je unterschiedlicher die Quellen, desto kreativer die Verbindungen, die dabei herauskommen können.
  • Neue Ideen entstehen lassen. Wenn wir brainstormen, schöpfen wir aus Gedanken, die wir lediglich im jeweiligen Moment haben. Durch ein zweites Gehirn schöpfen wir aus einem Pool an Ideen, die wir über Monate und Jahre entwickelt haben. Zeit wird nicht zu unserem Gegner, weil wir alles vergessen. Stattdessen wird Zeit zu unserem Verbündeten, weil wir immer mehr Ideen sammeln.
  • Unsere einzigartige Perspektive schärfen. Eine Schreibblockade oder die Paralyse, die wir fühlen, wenn wir auf ein leeres Blatt Papier starren, bevor wir mit einem Projekt beginnen, kommt häufig nicht durch einen Mangel unseres Charakters oder unserer Persönlichkeit. Stattdessen fehlt uns häufig das Rohmaterial. Je mehr Beispiele, Diagramme, Fotos, Mindmaps, Unterhaltungen, Zitate usw. wir haben, desto einfach ist es einen Anfang zu finden. Wir müssen nicht im Nirgendwo anfangen, sondern wir haben unsere persönliche Perspektive, die zusammen mit unserem zweiten Gehirn wächst.
• Unser zweites Gehirn ist nicht nur ein Speicher-Tool, sondern vor allem auch ein Denk-Tool. Wir laden Informationen nicht nur ab, wo sie tief in einer Datenbank für immer ungesehen bleiben. Stattdessen hilft uns das zweite Gehirn beim Denken.
• Damit das zweite Gehirn diese Aufgaben erfüllen können, benötigen wir ein System beim Erstellen von Notizen. Tiago Forte nennt dieses System CODE:
  • C: Capture / Erfassen
  • O: Organisieren
  • D: Destillieren
  • E: Express / Ausdrücken
• Die nächsten vier Kapitel stellen das CODE System ausführlich vor.

II The Methode

4. Erfassen - Behalte, was mit dir resoniert

• Taylor Swift ist eine der erfolgreichsten Musikerinnen und Jerry Seinfeld ist einer der erfolgreichsten Komödianten. Beide haben stets ihr Notizbuch mit sich (Taylor Swift auf ihrem Handy) und sobald sie eine Idee für einen Song bzw. einen Witz haben, wird es sofort notiert. Sie verlassen sich nicht auf ihr Gehirn und ihre Erinnerungen.
• Und auch bei zahlreichen anderen Berufen ist es üblich, eine Kollektion aus Notizen anzulegen. Marketer speichern eine „swipe file“ mit allen interessanten Werbebotschaften, die sie zukünftig selbst nutzen möchten. Anwälte speichern Gerichtsfälle, Programmierer speichern Code Bibliotheken usw.
• Wir sind vielleicht keine großen Popstars, aber trotzdem begegnen und schaffen wir täglich eine Menge Wissen. Wissen muss nicht immer die nächste Millionen-Euro-Idee sein oder so wertvoll sein, dass man dieses auf ein Denkmal meißelt. Wissen sind die Mails, die wir schreiben, die Screenshots, die wir machen, die vielen Artikel, denen wir begegnen, die Bücher, die wir lesen, die Gespräche, die wir haben.
• „Wissen zu erfassen“ bedeutet, die Dinge, die wir in unserem Leben begegnen, zu sammeln und in Notizen zu formulieren. Es können Geschichten, Eindrücke, Erinnerungen, Reflexionen, spontane Ideen und Einfälle sein.
• Wenn wir diese nicht notieren, sind sie bald verloren. Wenn wir diese hingegen aufschreiben, wächst unser Wissensgarten mit jeder Idee.
• Richard Feynman, ein berühmter Physiker, ging stets allen Ideen und Kuriositäten nach. Einmal sah er, wie ein geworfener Teller im Flug rotierte und dabei hin- und herschwingt. Sofort versuchte er die physikalischen Grundlagen des Verhältnisses aus Rotation und Schwingung zu erforschen. Auf den ersten Blick sind solche Kleinigkeiten ohne jedwede Bedeutung. Doch es war ebendiese Neugier, die Richard Feynman immer wieder neue Einsichten gab, die letztlich zum Nobelpreis im Jahre 1965 führten.
• Was sind die Fragen und Themen, die dich stets interessiert haben? Welche Probleme bereiten dir häufig Sorgen und nach welchen Lösungen suchst du? Was sind die Gedanken, die du stets hast und auf die du immer wieder zurückkommst? Es können große Fragen des Lebens und der ganzen Welt sein, es können kleine Fragen sein, wie die Kleinigkeiten des täglichen Lebens.
• Wenn wir Wissen von Büchern, Webseiten, Podcasts, Videos usw. speichern, müssen wir sehr pingelig vorgehen. Wenn wir einfach alles copy-pasten, haben wir zwar die gesamte Information in unserer Wissensdatenbank, doch wenn wir alles haben, ist es fast so, als wenn wir nichts haben.
• Wir sollten nur das speichern, was relevant ist, was dir den größten Wert gibt. Als Referenz kannst und solltest du den Link zur Quelle immer einfügen, sodass nichts verloren geht. Doch als Notiz beschränkst du dich auf das Wissen, das du auch in Zukunft nutzen kannst.
• Die besten Notizen fallen in einen dieser vier Bereiche:
  1. Inspiriert es mich?
  2. Ist es nützlich?
  3. Ist es persönlich?
  4. Überrascht es mich?
• Ob du etwas notierst oder nicht, sollte aber nicht anhand einer komplizierten Checkliste beurteilt werden. Sei dir der vier Kriterien bewusst oder stell dir die ganze einfache Frage: Resoniert es mit mir?
• Wann immer möglich, solltest du deine eigenen Gedanken in eigene Worte fassen, anstatt zu copy-pasten. Wenn du die Ideen in eigene Worte fasst, nutzt du dein Gehirn, wodurch du intensiver mit den Informationen interagierst. Wohingegen bei copy-pasten fast keine Interaktion stattfindet. Das Schreiben fördert dein Denken.

5. Organisieren - Speichere nach Ausführbarkeit

• Tiago Forte hat das weltweit bekannte PARA-System entwickelt, das bei der Organisation von Notizen hilft. Sein nächstes Buch, die PARA-Methode (💶), handelt ausschließlich von diesem System. Mittels PARA lassen sich jede Art von Notizen in folgende vier Bereiche einteilen:
  • P - Projects. Kurzzeitige Aufgaben, an denen du gerade arbeitest. Projekte haben einen Anfang und ein ungefähres Ende, ebenso wie ein klares und spezifisches Ergebnis, das das Projekt abschließt. Wenn du deine aktuellen Projekte kennst, weißt du auch, woran du derzeit arbeiten musst.
  • A - Areas (Bereiche). Langfristige Verantwortungsbereiche, denen du dich mit der Zeit widmen möchtest. Im Gegensatz zu Projekten haben sie kein klares Ende oder sind dauerhaft von Bedeutung. Ohne klares Ergebnis erfordern Areas langfristig Aufmerksamkeit. Areas und Projekte können sich überschneiden, meistens enthält ein Bereich mehrere Projekte, z.B. ist ein Bereich Gesundheit, die Projekte wären 10kg abnehmen, ein Buch über Gesundheit lesen, ein Fitnesskurs finden, usw.
  • R - Resources. Themen und Interessen, die in der Zukunft von Bedeutung sein können. Sie passen weder in Projekte noch in Areas, aber sie sind interessant und wert gespeichert zu werden. Was du rrecherchierst, kann hier untergebracht werden, ebenso wie Materialien, auf die du möglicherweise einmal verweisen möchtest.
  • A - Archives. Inaktive Notizen, die aus den anderen drei Kategorien kommen. Abgeschlossene Projekte, Areas und Ressourcen, die nicht mehr relevant sind. Hier kann alles abgeladen werden, denn digital hast du unbegrenzt Platz, im Gegensatz zum Keller, der irgendwann voll ist.
• Traditionell handelt es sich bei PARA um Ordner und Unterordner. Viele neue Note-Apps gehen aber zu einen ordnerlosen Prozess über, so dass PARA ebenso mit Tags verwendet werden kann.
• Die Grundsatz von PARA lautet, dass Informationen nicht nach der Art von Information geordnet werden (Thema, Quelle, Format, usw.), sondern nach der Umsetzbarkeit und Ausführbarkeit. Dabei soll das System so simpel wie möglich sein. Organisation soll kein großer Zeit- oder Energieaufwand darstellen.
• Zusätzlich zu diesen vier Kategorien solltest du auch eine Inbox haben. Hier sammelst du alles, auf das du auf deiner digitalen Reise stößt. Die Entscheidung, wo etwas gespeichert werden muss, ist manchmal nicht so leicht zu beantworten. Deswegen ist das Speichern und Organisieren von Notizen jeweils ein eigener Arbeitsschritt, der voneinander getrennt ist. Lade alles in die Inbox, und wenn du einige Minuten Zeit hast, organisierst du alles in die vier Kategorien auf einen Schlag.
• Das PARA-System ist nach Ausführbarkeit geordnet. Je ausführbarer und unmittelbarer die Notiz ist, desto eher gehört sie in die ersten Kategorien. Wir fragen uns beim Einordnen „In welches Projekt gehört die Notiz?“ Wenn es kein passendes Projekt gibt, dann suchen wir den passenden Bereich. Wenn es keinen Bereich gibt, suchen wir die passende Ressource. Und wenn auch hier nichts passt, landet die Notiz im Archiv.
• Das PARA-System ignoriert, woher die Notizen kommen und fokussiert sich darauf, wohin die Notizen gehen. Meistens machen wir genau das Gegenteil, alle Buchnotizen in einen Ordner, alle Notizen aus Blogs in einen anderen Ordner, usw.
• In der Küche eines Restaurants werden Lebensmittel nach den Gerichten geordnet, zu denen sie werden. Die ursprünglichen Kategorien oder die Herkunft spielt keine Rolle, nur das fertige Gericht ist relevant. Ebenso sollten wir unsere Notizen behandeln und „das fertige Gericht“ im Hinterkopf behalten.
• Denke daran, dass du nicht Notizen-Schreiber bist, sondern vor allem ein Notizen-Geber. Du gibst die Notizen an dein zukünftiges Ich. Du überbringst deinem zukünftigen Ich Wissen, das einfach zu finden und einfach nachzuvollziehen ist.
• Du schreibst die Notizen nicht, damit sie anschließend nie wieder angeschaut werden. Damit hätten sie ihren Zweck verfehlt. Du bist kein Archivar, du bist ein Geber. PARA ist kein Archivierungssystem, sondern ein Produktivitätssystem.
• Notizen sind stets Mittel zum Zweck. Der Zweck sind deine Ziele, die du erreichen möchtest. Dabei sollen deine Notizen behilflich sein. Notizen sollten nicht zum Selbstzweck werden, indem wir unnötig viel Zeit beim Organisieren und Notizenoptimieren verschwenden.
• Unabhängig davon welches Program du verwendest, die Ordner und Projekte sind stets dieselben. Wenn deine Todo-Liste das Projekt "Buch über Gartenarbeit" enthält, dann hast du in der Cloud einen Ordner dafür, ebenso wie einen Ordner im Notizenprogram.

• Das Wort PARA steht nicht für „gegen“, sondern für „parallel“, also ein System, das neben deinem biologischen Gehirn für dich arbeitet. Auf Griechisch heißt PARA "Seite an Seite".

6. Destillieren - Finde die Essenz

• Erstelle Notizen immer mit dem Gedanken „Wie kann ich dieses Wissen so nützen, wie möglich für mein zukünftiges Ich formulieren?“ Wenn dein zukünftiges Ich keinen Nutzen aus den Notizen ziehen kann, weil diese zu lang, zu unverständlich oder nur kopiert sind, erfüllen die Notizen keinen Nutzen und die Erfassung ist verschwendete Zeit.
• Notizen sind nicht dazu da gesammelt zu werden, Notizen müssen verwendet werden. Doch unsere alltäglichen Aufgaben hindern uns meist an der direkten Verwendung. Wir schauen ein Video über Kellerreparatur, doch zur Tat kommt es erst ein halbes Jahr später. Oder wir lesen einen Artikel übers Fasten, doch umsetzen werden wir es erst nächste Woche.
• Die Aufgabe der Notizen ist es, diese Reise in die Zukunft zu überstehen. Wir sammeln Wissen in der Gegenwart, das uns in der Zukunft, wenn wir es benötigen, zur Verfügung steht.
• Stell dir vor, dein zukünftiges Ich ist dein Kunde. Er ist ungeduldig, er hat es eilig, er benötigt die richtige Information zur richtigen Zeit. Du musst deine Notizen so schreiben, dass sie schnell auffindbar und schnell nutzbar sein werden. Wenn du einfach nur große Textblöcke copy-pastest, sinkt der Nutzen und die Notiz wird gar nicht erst verwendet.

Progressive Zusammenfassung:

• Wenn wir auf einen interessanten Artikel stoßen, neigen wir zur beliebten Tendenz zu viel zu unterstreichen. Stattdessen sollten den nächsten Schritt gehen und unsere Unterstreichungen unterstreichen und dadurch der Essenz des Artikels immer näher kommen. Am Ende kann die Quintessenz des Artikels auf einen Blick erfasst werden.
• Als Beispiel möchten wir einen Wikipedia Artikel, ein Blog Posting, ein Interview usw. in unser zweites Gehirn erfassen.
  1. Wir machen eine neue Notiz und fügen den Link zum Artikel als Referenz ein. Alle Abschnitte, die für uns von Bedeutung sind, werden in die Notiz kopiert. Dies können zum Beispiel 5 Paragrafen sein.
  2. Wir markieren die wichtigsten Aussagen mit dicker Formatierung. Wir haben nun etwa 8 wichtige Sätze.
  3. Mit dem gelben Highlighter markieren wir die essenziellen Worte dieser 8 Sätze.
  4. Wenn die Notiz von großer Bedeutung ist und wir wissen, dass wir diese zukünftig benötigen werden, können wir eine kurze Zusammenfassung in eigenen Worten schreiben. Wir orientieren uns dabei insbesondere am gelben Highlighter.
• Bei der progressiven Zusammenfassung geht es vorwiegend darum, so viel wie möglich zu vergessen. Wir kürzen mit jedem Schritt immer mehr und mehr. Das Unnötige wird abgemeißelt, damit die Essenz umso deutlicher herausscheinen kann.
• Tiago Forte stellt sich die vier Schritte bildlich vor. Der erste Schritt, bei dem wir wichtige Textbausteine übernehmen, ist die Erde ⬛. Die dick gedruckten Passagen sind Öl 🛢️. Der gelbe Highlighter ist Gold 💰. Und unsere Zusammenfassung sind Edelsteine 💎.
  Häufige Fehler beim Erstellen von Notizen:
  • Zu viel markieren. Wenn man zu viel markiert, ist es so, als wenn man gar nichts markiert. Bedenke, dass du später stets auf den Originalartikel zurückgreifen kannst. Deine Markierungen sollen später helfen, den Kern schnell zu erfassen. Im Allgemeinen sollte man niemals mehr als 10-20% des Originaltextes markieren.
  • Markieren ohne Zweck. Wir werden mit so viel Informationen konfrontiert, wenn wir stets alles progressiv zusammenfassen und mehrfach Markierungen überarbeiten, werden die Notizen zu einem viel zu großen Zeitaufwand. Investiere Zeit in Notizen, je sicherer du bist, dass du die Informationen zukünftig benötigen wirst.
  • Zu viel Zeit beim Unterstreichen aufwenden. Das Unterstreichen sollte schnell und intuitiv geschehen. Es sollte kein eigener, großer Arbeitsaufwand sein.

7. Formulieren - Zeige deine Arbeit

• Für uns Wissensarbeiter ist Aufmerksamkeit die wertvollste und flüchtigste Ressource. #zitat #tiago-forte
• Unser zweites Gehirn hat die Aufgabe, uns Aufmerksamkeit freizuräumen und nicht noch mehr Aufmerksamkeit in Anspruch zu nehmen.
• Doch die meisten Wissensarbeiter jonglieren Unmengen an Informationen in ihrem biologischen Gehirn und hoffen, dass sie irgendwann eine perfekte Eingebung haben, die sie formulieren und veröffentlichen können.
• Wir müssen stattdessen lernen, all unseren mentalen Ballast in das digitale Gehirn zu verschieben. Es muss nicht fertig sein, es muss nicht perfekt sein, es muss nicht schön sein.
• Wir können unsere Wissensfragmente in „temporäre Pakete“ formulieren. Eine Notiz muss kein Roman sein, eine einfache Information reicht aus, um unserem Gehirn wieder etwas mehr Aufmerksamkeit freizuräumen.
• Diese kleinen Pakete lassen sich schnell erstellen. Große Projekte führen zur Prokrastination, doch ein kleines Wissenspaket ist schnell ausformuliert. Außerdem lassen sie sich leicht in den beschäftigten Arbeitsalltag quetschen, da bereits wenige Minuten ausreichend sind, um eine Notiz zu schreiben, die zukünftig von Wert sein kann.
• Die „temporären Pakete“ mögen isoliert bedeutungslos wirken. Doch ebenso wie Legosteine, lassen sie sich mit der Zeit, je mehr wir davon ansammeln, zu etwas Großem und Kreativem zusammensetzen.
• Wenn wir schließlich ein neues Projekt beginnen, starren wir nicht auf eine leere, weiße Seite. Wir haben bereits unsere Wissensblöcke, auf die wir aufbauen können.
• Selten oder nie kommt es vor, dass jemand etwas von Grund auf erschafft. Fast immer basiert eine Arbeit auf den Errungenschaften anderer Menschen, oder es ist ein Mix aus unterschiedlichen Arbeiten mit einem persönlichen Einfluss. Ebenso wenn wir vor einer leeren Seite sitzen, müssen wir das ganze Werk nicht von allein hervorbringen, sondern wir sollten uns fragen, auf welche vorhandenen Arbeiten können wir unser Werk aufbauen. Je größer unser zweites Gehirn ist, desto einfacher.
• Tiago Forte hält sich an die Richtlinie „Beginne nur Projekte, die bereit zu 80% fertiggestellt sind.“ Dies ist natürlich nur möglich, wenn das zweite Gehirn bereits sehr groß und gut strukturiert ist. Aber es zeigt sehr gut, dass das zweite Gehirn kein Abladeplatz für Ideen oder eine Merkhilfe ist, sondern ein aktiver Teil unserer kreativen Arbeit.

III Der Übergang

8. Die Kunst der kreativen Ausführen

• Unser biologisches Gehirn ist kreativ, erfinderisch, einfallsreich. Doch wir müssen dem biologischen Gehirn erst ermöglichen dies zu tun, was es am besten kann, nämlich indem das zweite Gehirn all die logistische, standardisierte und teilweise langweilige Arbeit übernimmt.
• Die Ergebnisse der menschlichen Kreativität mögen immer anders aussehen, doch der kreative Prozess dahinter ist meistens derselbe. Er basiert auf Divergenz und Konvergenz.
• Beim ersten Schritt, der Divergenz, sammeln wir alle Möglichkeiten und Wege, die wir nehmen können und die in unsere Arbeit einfließen können. Wir suchen nach unterschiedlichen Quellen und brainstormen alles, was uns spontan einfällt. Anschließend, bei der Konvergenz, schließen wir aus, was nicht relevant ist und konzentrieren uns auf das, was entscheidend ist.
• Divergenz ist chaotisch und stürmisch. Konvergenz ist kontrolliert und restriktiv. Zuerst öffnen wir unseren Horizont und lassen alles und jeden herein. Im zweiten Schritt schließen wir unsere Fenster und werfen jeden raus, der nicht reingehört.
• Kapitel 4 und 5 behandeln Divergenz, das Sammeln und Organisieren von Notizen. Kapitel 6 und 7 behandeln Konvergenz, das Destilieren und Formulieren von Notizen.
• Häufig bleiben wir bei der Divergenz stecken, weil es so leicht ist zu sagen "Ich suche noch nach Ideen." Wir verstecken uns hinter den 10 Browsertabs, weil sich diese so produktiv anfühlen. Doch irgendwann müssen wir den Schritt gehen und die Tabs nach und nach schließen und darauf vertrauen, dass wir genug Recherche betrieben haben.
• Um den Schritt zur Konvergenz zu gehen, können wir ein paar gute Ideen/Notizen sammeln und diese anschließend miteinander verbinden. Wir entscheiden uns bewusst, dass wir genug haben und überlegen uns nun, wie wir die guten Ideen kombinieren und als Gesamtheit präsentieren.
• Wenn wir eine Deadline haben, sollten wir uns unser Möglichstes tun diese nicht zu verschieben. Ein Verschieben ist meistens darauf zurückzuführen, dass noch nicht alles fertig oder noch nicht alles perfekt ist. Aber mit dieser Voraussetzungen werden wir eine Deadline nie schätzen können. Sattdessen sollten wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und ergänzende Funktionen reduzieren oder eliminieren, je näher die Deadline kommt.
• Alle Spielereien können später noch ergänzt werden. Doch im ersten Schritt ist es wichtig, dass wir ein Produkt haben. Wie ein Heißluftballon müssen wir also Ballast abwerfen, damit wir den Boden verlassen und wegfliegen können.
• Der Gegensatz dazu wäre ein ständiges Aufschieben mit dem Gedanken, dass wir einfach nur mehr Zeit brauchen. Doch je mehr Zeit das Projekt in Anspruch nimmt, desto mehr Motivation verlieren wir und treten am Ende nur auf der Stelle herum.
• Alles, was wir nicht zur Deadline bringen können, gehört in unser zweites Gehirn. Alle Ideen und Funktionen, die wir gerne jetzt schon hätten, werden wir nicht einfach aufgeben. Sie sind wertvolle Ideen für zukünftige Releases, Updates und Ergänzungen. Entsprechend müssen wir sie im zweiten Gehirn aufbewahren, damit sie verfügbar sind, wenn der Streß der ersten Deadline erstmal vorüber ist.

9. Digitale Organisation

• In einem professionellen Restaurant muss die Qualität stets perfekt sein und zwar bei sehr hoher Quantität. Das ist eine enorm hohe Anforderung. Die Grundlage für die Leistung ist ein System, das "mise en place" genannt wird.
• Übersetzt heißt dies "Bereitstellung" und bezieht sich auf die effektive Vorbereitung des Arbeitsplatzes für optimale Leistung. Für unser digitales Gehirn bedeutet dies, dass wir diese drei Angewohnheiten nutzen:
  • Projekt-Checklisten. Wissensarbeiter nehmen Informationen auf, verarbeiten diese und liefern mit deren Hilfe Ergebnisse. Eine Checkliste hilft uns, diesen Weg erfolgreich zu gehen und die Durchführung des Projekts zu organisieren, anstatt uns direkt in die Arbeit zu stürzen. Ein wichtiger Schritt dieser Checkliste ist das Durchsuchen unseres Notizen nach relevanten Informationen und das Setzen eines Tags, damit wir auf bereits verarbeitetes und formuliertes Wissen zugreifen können.
  • Regelmäßige Rückblicke. Beim Erfassen von Ideen landen diese meistens in eine Inbox. Wir sollten diese wöchentlich entleeren und die Informationen in die entsprechenden PARA-Ordner verschieben. Gleichzeitig sollten wir dabei anderen digitale Bereiche in Ordnung bringen, wie z.B. E-Mail Inbox, Desktop und andere Ordner, To-Do Listen und unseren Kalender.
  • Aufmerksamkeits Gewohnheiten. Es ist schwer hervorzusagen, was hier die Ergebnisse sind, doch können diese Gewohnheiten bei der Verwaltung unseren zweiten Gehirns zu den wichtigsten gehören. Wir müssen unsere Notizen stets wachsam in Blick behalten und nicht als Endstation sehen. Wie lassen sich alte Notizen in neue Projekte einarbeiten? Wie können wir Notizen besser für die heutigen Überlegungen nutzen? Ergibt es Sinn Notizen zu überarbeiten, besser zu taggen oder mit anderen Notizen zusammenzuführen? Nur wenn wir unsere Notizen aufmerksam verarbeiten, können uns diese auch zukünftig Nutzen bringen.
• Egal welches System wir für unsere digitale Ordnung nutzen, wir sollten kein "perfektes" System anstreben, denn je perfekter ein System ist, desto komplizieter und schwerer ist die Umsetzung. Notizen lassen sich stets mit der Suche finden, sodass wir unsere Zeit nicht zu sehr mit der perfekten Organisation verschwenden sollten.
• Ein perfektes System ist fehleranfällig und führt dazu, dass wir es nicht nutzen werden. Stattdessen sollten wir ein System anstreben, das wir täglich nutzen und uns somit bei der Arbeit sinnvoll behilflich sein kann.

10. Der Weg zum Selbstausdruck

• Vor dem Internet waren Informationen in Büchern oder in Köpfen von Gelehrten versteckt und der Großteil der Menschen hatte darauf keinen Zugriff. Da Wissen keine große Rolle im täglichen Leben einnahm, war dies jedoch kein Problem.
• In den letzten Jahren wurde der Strom von Informationen immer größer und jetzt ist unsere Herausforderung diesen Strom abzustellen, damit wir Zeit und Energie finden, die Informationen sinnvoll zu nutzen.
• Hierfür müssen wir einsehen, dass die Suche nach dem perfekten Tool oder nach einem schnellen Hack häufig nicht das Problem ist, sondern unsere Einstellung zum Wissen und wir dieses verarbeiten.
• "Wissen ist Macht". Doch die häufige Überladung mit Wissen überfordert uns und führt dazu, dass wir uns nervös fühlen und ständig von Idee zu Idee springen, mit der ständigen Ungewissheit, dass irgendetwas noch nicht perfekt sei und wir weitersuchen müssen.
• Wissen und Einsichten erfüllen uns mit der größten Freunde, wenn wir in der Lage sind, diese mit anderen Menschen zu teilen und dabei anderen Menschen behilflich zu sein. Wir müssen hierfür nicht auf das perfekte Tool warten oder bis wir noch mehr und mehr Wissen angehäuft haben. Wir können jetzt anfangen, unser Wissen zu teilen und darauf vertrauen, dass wir mit der Zeit besser werden.

11. Ein Tagging-System, das funktioniert (Bonuskapitel)

• Die meisten Menschen nutzen Tags, indem sie allen Notizen alle möglichen Tags geben, die in etwa mit dem Thema übereinstimmen. Doch Tiago Forte sieht in dieser Nutzung zahlreiche Probleme.
• Es kostet Zeit und Energie diese Tags aus dem Nichts zu „erfinden“ und zum anderen ist die Suche bei Notizen-Apps so gut, dass es keinen Unterschied macht, ob wir Tags suchen oder den Text in der Notiz selbst.
• Stattdessen schlägt Tiago Forte vor, mithilfe von Tags die Ausführbarkeit der Notizen zu messen. Doch selbst dies ist eine fortgeschrittene Technik, die man erst nach einigen hundert Notizen einführen kann. Andernfalls bieten Tags zu viel Ablenkungspotential, wenn man diese bereits von Anfang an nutzt.
• Es gibt drei Ansätze, die Ausführbarkeit mit Tags zu erfassen:
  • Zukunft: Wie werde ich die Notizen nutzen? Dies ist sehr persönlich und betrifft deine zukünftigen Projekte. Niemand muss deine Tags verstehen, sie können einfach nur einzelne Buchstaben oder Icons sein.
  • Gegenwart: Wie nutze ich die Notizen momentan? Dies wird relevant, wenn du an vielen Projekten gleichzeitig arbeitest und auf einen Blick sehen möchtest, in welchem Stadium sich die Notizen derzeit befinden. Die Tags ändern sich je nach Situation, so dass du die Tags regelmäßig löschen oder ändern musst.
  • Vergangenheit: Wie habe ich meine Notizen verwendet? Tags zu abgeschlossenen Projekten sollten nur vergeben werden, wenn diese tatsächlich benötigt werden, und du später auf deine abgeschlossenen Projekte zugreifen möchtest.
• Das System ist sehr flexibel. Du nutzt es, wenn es sinnvoll ist. Wenn die Tags jedoch mehr Zeit in Anspruch nehmen als Nutzen bringen, kannst du ebensogut darauf verzichten.
• Am Ende hast du so wenig Tags wie möglich und so viele wie nötig, damit dein Tagging-System klar und konsistent ist.
  
  
  

Beeindruckende Zitate

• Wir sind umgeben von Wissen und trotzdem hungern wir nach Weisheit. #zitat #tiago-forte
• Ein Reichtum an Informationen kreiert eine Armut an Aufmerksamkeit. #zitat #herbert-simon
• Um Wissen anzuhäufen, füge jeden Tag etwas hinzu. Um Weisheit zu erreichen, entferne jeden Tag etwas. #zitat #lao-tzu
• Verum ipsum factum. - Wir wissen nur, was wir selbst machen. #zitat #giambattista-vico
• Beim Aufbau unseres zweiten Gehirns, geht es nicht darum, eine neue App runterzuladen, um irgendwie organisierter zu sein. Es geht darum ein dynamisches, flexibles System und bestimmte Gewohnheiten zu adoptieren, um alle notwendigen Informationen stets griffbereit zu haben. #zitat #tiago-forte
• Dein Gehirn ist großartig beim Generieren neuer Ideen, aber völlig ungeeignet diese zu speichern. #zitat #david-allen
• Nicht einmal der produktivste Mensch kann mit jemandem konkurrieren, der weiß, wie man Informationssysteme nutzt. #zitat #tiago-forte
• Der Zweck von Wissen ist es geteilt zu werden. Wie sonst kann Wissen von Nutzen sein, wenn es keinen positiven Einfluss ausüben kann? #zitat #tiage-forte
  
  
  

Quizfragen

Über den Autor

Persönliche Meinung

• Seitdem Peter Drucker den Begriff "Wissensarbeiter im Jahre 1959 eingeführt hat, hat sich sicherlich viel getan. Doch wie wir Wissensarbeiter sinnvoll arbeiten, ist weiterhin noch ganz in den Anfängen.
• Cal New Port nennt dies zum Beispiel in Bezug auf Kommunikation "hyperactive hive mind". Das Handy piept, wir antworten auf eine SMS. Die E-Mail App blinkt, und die nächsten 20 Minuten machen wir E-Mails. Und die 20 Tabs im Browser verlangen ebenfalls ihre Aufmerksamkeit. Wir sind hin- und hergerissen und schaffen kaum wertvolle Arbeit, obwohl wir uns sehr beschäftigt fühlen und am Abend gestresst nach Hause kehren.
• Ich bin überaus dankbar für die wenigen Autoren, wie Cal Newport, Sönke Ahrens und Tiago Forte, die sich direkt der Wissensarbeit widmen und uns aufzeigen, wie wir heutzutage Wissen erfassen und sinnvoll nutzen und die Informationsüberflutung navigieren können.
• Mir gefällt die Betonung auf die Nutzung von Informationen im Kontrast zum Speichern und Vergessen, dem ich mich häufig schuldig mache. Ein Wissensarbeiter nutzt Informationen aktiv, anstatt diese nur irgendwo abzuladen.
• Insgesamt halte ich einige Abschnitte für etwas kleinlich, theoretisch und überoptimistisch. Man bekommt das Gefühl, als wenn jedes notierte Wort im zweiten Gehirn Gold ist und zu Diamanten geschmiedet werden kann. Doch letztlich sind es nur Worte und Erinnerungsstützen. Dies ist aber nur ein kleiner Kritikpunkt.
• Das Buch hat mir sehr gefallen und jeder Wissensarbeiter sollte lernen, wie wir sinnvoll mit Informationen umgehen. Tiago Forte leistet dazu einen hervorragenden Beitrag.
• Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐★★ 8/10